Книга учета доходов и расходов фиксирует все движения денег в бизнесе. Книгу в течение года можно вести в электронном и в печатном виде. Но в конце года ее в любом случае нужно распечатать, пронумеровать, прошить, на последней странице указать количество листов, поставить печать, подпись. В таком виде книге должна храниться 5 лет. Каждый новый календарный год заводится новая книга.
С 1 января для упрощенцев действует новая Книга учета доходов и расходов, а также правила ее заполнения (утверждены Приказом ФНС России от 07.11.2023 N ЕА-7-3/816@).
Организации и ИП на УСН могут выбрать одну из двух систем расчета налога: налог на все доходы или налог по системе «доходы минус расходы». В первом случае ИП или организация должны заплатить 6% со всех поступлений денежных средств, во втором после учета расходов — 15% на оставшуюся сумму. При этом бланк Книги учета доходов и расходов един для всех систем. Отличие только в том, какие разделы надо заполнять.
- Предприятия и ИП с объектом налогообложения «доходы» должны заполнить разделы I «Доходы и расходы».
- Организации и ИП, которые выбрали систему «доходы минус расходы», также заполняют раздел I «Доходы и расходы», раздел II «Расчет расходов на приобретение основных средств…», раздел III «Расчет суммы убытка…». Третий раздел КУДиР предприятие заполняет, если на начало года имеется убыток, который еще не погашен.
Как заполняют книгу учета доходов и расходов
КУДиР состоит из титульного листа и четырех основных разделов.
Титульный лист. Здесь нужно указать период, за который заполняется книга, наименование налогоплательщика, его ИНН, применяемый объект налогообложения. Также на титульном листе указывают адрес регистрации предприятия, номера банковских расчетных счетов.
Раздел I «Доходы и расходы». Затем заполняют раздел I «Доходы и расходы». Здесь предприниматель должен указать доходы, которые формируют налогооблагаемую базу. К доходам относятся все деньги, которые поступили на расчетный счет в банке и в кассу предприятия.
Если банк, в котором обслуживается ИП или организация, начисляет процент на остаток, эти средства тоже относятся к доходам, их нужно указать в этом же разделе.
Не считаются доходами личные деньги индивидуального предпринимателя, которые он внес в кассу или на расчетный счет. Если ИП или организация получили заём на развитие бизнеса, то эти деньги также не будут доходами, их учитывать не нужно.
В разделе I поквартально перечисляют все операции, которые прошли в квартале. Если предприятие или ИП зарегистрировались недавно, в первых кварталах года деятельности не вели, то данные по этим кварталам не заполняются.
Все операции перечисляют в хронологическом порядке с учетом даты, которая указана на первичном документе. К первичным документам относятся кассовые ордера, номер бланка строгой отчетности, отчет о закрытии смены кассира. Помимо даты указывают номер первичного документа и содержание операции. Например, «поступление в кассу денежных средств», «оплата по договору» и т.д.
Далее поквартально суммируют все доходы и указывают суммы за каждый квартал нарастающим итогом. Например, если в I квартале ИП получил 100 000 рублей, во втором — 120 000 рублей, то в итоговой сумме поступлений за оба квартала указывается 220 000 рублей. Затем подводятся итоги за 3 квартала и потом итоговая сумма дохода за весь год.
В конце I раздела общую сумму доходов за год нужно указать в строке 010. Если предприятие или ИП работают по системе «доходы», эта же сумма дублируется в строке 040.
Строку 030 заполняют предприятия и ИП, работающие по системе «доходы минус расходы». Для этого из общей суммы в строке 010 вычитается сумма учитываемых затрат, а также разница между минимальным налогом за прошлый год и налогом, рассчитанном в общем порядке.
Раздел II «Расчет расходов на приобретение основных средств и НМА». Этот раздел заполняют те организации и ИП, которые выбрали объект налогообложения «доходы минус расходы». В таблице фиксируют все затраты на приобретение оборудования, недвижимости, транспорта, а еще инвестиции в нематериальные активы — покупку лицензий, патентов, иных объектов интеллектуальной собственности.
Для каждого квартала заполняется новая таблица, данные из которой переносятся в раздел 1 в последний день периода.
Раздел III «Расчет суммы убытка, уменьшающей налоговую базу». Этот раздел также заполняют только те предприятия и ИП, кто работает на УСН 15%. В нем указываются убытки за прошлые периоды, которые можно учесть при расчете налогооблагаемой базы. Убытки можно переносить на следующие налоговые периоды в течение 10 лет.
Раздел IV. «Сумма торгового сбора, уменьшающая сумму налога». Этот раздел заполняют те, кто работает по УСН 6% и одновременно платит торговый сбор. В разделе нужно указать суммы торгового сбора или его части, которая уменьшает сумму аванса или налога. Сумма сбора рассчитывается в налоговой инспекции, исходя из площади объекта торговли. Торговый сбор пока что фактически платится только в Москве. Другие регионы самостоятельно будут решать, вводить этот сбор или нет. Если в регионе, где работает организация или ИП, сбор не взимается, в разделе нужно поставить прочерки и указать отчетный год.
Как часто надо вести КУДиР
Книгу можно заполнять каждый день или раз в квартал в течение года. Главное — зафиксировать в ней точно все операции и ничего не пропустить. В конце года предприятие или ИП обязаны книгу распечатать, прошить, пронумеровать страницы и указать общее количество страниц, подписать и поставить печать.
Если Книга уже пронумерована и прошнурована, но в ней обнаружены ошибки, необходимо внести вручную исправления. Сначала неверная запись перечеркивается, затем вносится верная запись и ставится пометка «Исправленному верить», дата исправления, ФИО руководителя, подпись. Это исправление также нужно заверить печатью.
Какие штрафы грозят за ошибки в КУДиР
За неправильное ведение книги или ее отсутствие предусмотрены штрафы от 10 до 30 тысяч рублей. За отсутствие книги за прошлый год — 10 000 рублей, за отсутствие книг за несколько лет — 30 000 рублей. Если ИП или организация не вели КУДиР и заплатили меньше налогов, то назначается штраф в размере 20% от неоплаченной суммы налога, но не менее 40 000 рублей.
Например, индивидуальный предприниматель Петров не вел книгу учета, при этом за отчетный период его оборот составил 2 млн рублей. ИП Петров работает по системе УСН 6% и с полученных доходов обязан заплатить 120 000 рублей налога. Однако в казну он перечислил только 50 000 рублей. Таким образом, недоимка составила 70 000 рублей. Налоговая оштрафовала Петрова на 40 000 рублей. Это минимально возможный штраф. Оплата штрафа не освобождает от налоговой задолженности, так что Петров должен заплатить 70 000 рублей налога и 40 000 рублей штрафа.
Итак, КУДиР на УСН нужно вести при любом объекте налогообложения — просто при УСН 6% и УСН 15% заполняются разные разделы книги. Отражать операции нужно строго в хронологическом порядке, указывая реквизиты подтверждающих первичных документов.
